Organisatie financiële administratie en regelingen van de golfclub Golfresidentie Dronten
Inkomsten
Jaarlijks wordt in januari het contributiegeld in rekening gebracht en via automatische incasso geïnd.
Sponsoren
De gegevens worden aangeleverd door de sponsorcommissie. Ieder jaar in de laatste week van maart ontvangt de penningmeester van de sponsorcommissie een bestand waarin wordt aangegeven welke bedrijven moeten worden gefactureerd voor advertentie en/of sponsorgelden.
Sponsorgelden kunnen zijn holesponsoring, wedstrijdsponsoring en adverteren op de zuil.
Kascommissie
De kascommissie bestaat uit minimaal twee leden die door de ALV wordt benoemd. Als belangrijkste taak heeft zij om de door de penningmeester opgestelde financiële verantwoording te controleren aan de hand van de balans en het jaarverslag. Deze stukken dienen uiterlijk binnen drie maanden na afsluiting van het boekjaar beschikbaar te zijn. De kascommissie hanteert de door de ALV goedgekeurde begroting en het beleidsplan als uitgangspunt bij de controle.
Voor zover van toepassing dient de kascommissie daarnaast te beschikken over:
· bankafschriften en onderliggende stukken;
· begroting en toelichting bij de begroting;
· beleidsplan;
· kasoverzichten van de verschillende commissies en de daarbij behorende onderliggende stukken;
· consumptiebonnetjes;
Voor de baten wordt nagegaan of deze volledig in de verantwoording zijn opgenomen. Voor de verantwoorde lasten geldt dat deze in het belang van de vereniging moeten zijn gemaakt. Nagegaan moet worden wat de onderliggende besluitvorming is geweest om bepaalde kosten te maken.
Een kascommissie heeft tevens de wettelijke plicht en verantwoording om:
· melding te maken van ernstige zaken;
· het bestuur en de ALV te adviseren over verbeteringen c.q. te nemen maatregelen (niet bindend).
· na te gaan wat er met eerdere adviezen is gebeurd;
· te controleren wie bevoegd is tot het tekenen van bankrekeningen.
Indien de kascommissie e.e.a. correct en adequaat bevindt zal zij de ALV adviseren decharge te verlenen. Indien de ALV dit advies overneemt zal het bestuur de jaarstukken ondertekenen. Wordt er door de ALV decharge verleend dan houdt dit in dat het bestuur goedkeuring heeft gekregen over het gevoerde beleid.
Te betalen facturen aan derden
Facturen die betrekking hebben op een bestaand contract worden zonder een handtekening van een medebestuurslid of voorzitter van een commissie overgemaakt.
Alle facturen boven de € 100,00 die niet gebudgetteerd zijn moeten vooraf goedgekeurd zijn door de voorzitter van de commissie of door het dagelijks bestuur.
Alle facturen naar aanleiding van bestellingen worden pas betaald als deze zijn voorzien van een akkoord van de voorzitter van de verantwoordelijke commissie/bestuur. Daarna zal de betaling plaatsvinden.
Kasstaten diverse commissies
Per kwartaal dient de penningmeester van de commissie de kasstaat, inclusief alle originele onderliggende boekstukken, te zenden naar de voorzitter van de commissie en de penningmeester van de Golfclub. De penningmeester van de Golfclub zal deze gegevens controleren en verwerken in de administratie van de golfclub.
Het eindsaldo van het kasgeld blijft onder beheer van de penningmeester van de commissie tenzij het eindsaldo hoger is dan € 300,00. Dan zal het eindsaldo minus € 50,00 overgedragen worden aan de penningmeester. Deze zorgt dat het contante bedrag binnen (twee werkdagen) wordt afgestort bij de bank.
Rapportage
Per kwartaal of zoveel vaker wordt door de penningmeester aan alle bestuursleden gerapporteerd over het lopende boekjaar. Bijzonderheden worden toegelicht.
Jaarrekening
In het eerste kwartaal wordt de financiële jaarrekening opgemaakt. De financiële jaarrekening (exploitatie en balans) geeft de werkelijk geboekte cijfers weer ten opzichte van begroot ook in vergelijking met voorgaande jaren. Verder wordt door de penningmeester een toelichting bij de financiële jaarrekening gemaakt ten behoeve van het algemeen bestuur en leden van de golfclub.
Begroting
In de maand september zal de penningmeester aan de voorzitters van de commissies verzoeken om hun begrotingscijfers aan te leveren. De voorzitters kunnen op hun verzoek de cijfers van het lopend of voorgaande jaren opvragen om deze te gebruiken voor het maken van hun begrotingscijfers. De voorzitters van de commissies zullen op hun beurt aan hun subcommissieleden vragen om de begrotingscijfers aan te leveren.
De penningmeester zal alle ontvangen begrotingscijfers verwerken en een toelichting maken. Vervolgens dient het algemeen bestuur akkoord te gaan met de begroting. De door het bestuur goedgekeurde begroting wordt in de ALV van november gepresenteerd en ter goedkeuring voorgelegd aan haar leden.
President Trophy
Omdat de vereniging niet kan bestaan zonder vrijwilligers worden jaarlijks, in de maand oktober, alle leden, die vrijwilligers werk hebben verricht, uitgenodigd voor de President Trophy. ’s Avonds kunnen deze leden samen met hun partner gebruik maken van een door het bestuur aangeboden buffet welke wordt geserveerd in clubhuis De Vier Seizoenen. De deelnemers ontvangen conform onderstaand schema munten voor consumpties :
· een persoon speler + avond 4 munten,
· een persoon speler + avond met partner 6 munten,
· twee personen alleen avond 6 munten en
· een persoon alleen avond 3 munten.
Openstaande posten
Leden
Periodiek wordt door de penningmeester een uitdraai gemaakt uit Sovas van de openstaande facturen. In Sovas bestaat de mogelijkheid om leden die niet hebben betaald aan te manen. Er zijn twee soorten brieven t.w.:
1. Verzoek tot betalen. Dit is de eerste aanmaningsbrief.
2. Doorhalen als lid van de Golfclub. Dit is de tweede aanmaningsbrief. Is het een buitenlid dan wordt eerst contact opgenomen met de penningmeester van de VvE. Eventueel wordt besloten om de incasso in handen te geven van een incassobureau.
Er kan ook telefonisch contact worden opgenomen met het verzoek om het openstaande bedrag over te maken.
Sponsoren
Sponsoren die na ongeveer 30 dagen niet hebben betaald krijgen een brief met het verzoek om tot betaling over te gaan. Als na 45 dagen nog geen betaling is ontvangen, dan wordt aan de sponsorcommissie gevraagd te bemiddelen bij de incasso. De penningmeester blijft de eindverantwoordelijke.
Archief
De financiele administratie van de golfclub wordt voor zeven jaar gearchiveerd in het clubhuis. Per jaar wordt de correspondentie en financiële gegevens die ouder zijn dan 7 jaar vernietigd.
Verzekeringen
De verzekeringen worden beheerd door de penningmeester en zijn ondergebracht bij de assurantiemakelaar Aon Verzekeringen te Noordwijk. De golfclub heeft de volgende verzekeringen afgesloten:
· Bedrijfsaansprakelijkheid
· Bestuurdersaansprakelijkheid
· Materieelverzekering (clubcarts)
De bestuurdersaansprakelijkheid is een polis waarop zijn meeverzekerd: bestuurders en toezichthouders van de VvE, golfclub en clubhuis golfclub. Aangezien de golfclub de premie betaalt, worden de premie, kosten en assurantiebelasting voor 50% in rekening gebracht bij de VvE.
Bagtag en NGF pasjes
De ledenadministratie verzorgt de verspreiding en verzending van de bagtags en NGF-pasjes aan de leden. De ledenadministratie ontvangt van de penningmeester een lijst met openstaande facturen zowel van de golfclub als van de VvE (speelrechten waarvoor geen machtiging is afgegeven). De leden die nog niet hebben betaald krijgen hun bagtag en NGF-pasje niet. Deze worden overgedragen aan de penningmeester van de golfclub. Zodra het bedrag (contributie en/of speelrecht) is ontvangen verzorgt de penningmeester de verzending van de bagtag en het NGF-pasje.
Systemen
De golfclub maakt gebruik van ProWare om de leden, bedrijven, wedstrijden, handicapregistratie en financiële gegevens in vast te leggen. Voor de financiele administratie wordt gebruik gemaakt van Sovas.
De leden worden door de ledenadministratie vastgelegd en de penningmeester zorgt voor de facturering. Het invoeren van bedrijven voor sponsorgelden wordt door de penningmeester gedaan. De penningmeester zorgt voor het factureren van de jaarcontributie, sponsorgelden en terugboekingen.
Website
De website wordt ‘beheerd’ door de VvE. Jaarlijks wordt de golfclub belast voor 50% van de licentiekosten. Als er op verzoek van de golfclub een aanpassing plaatsvindt door op de website, dan ontvangt de golfclub een factuur van de VvE van de gemaakte kosten.
Handicart
Algemeen
De stichting Handicart heeft een handicart ter beschikking gesteld voor leden die zijn aangesloten bij de stichting. De handicart kan worden gereserveerd bij de handicart consul. Deze registreert de reserveringen van de Handicart.
De handicart staat in de schuur bij de greenkeepers en dient door het lid zelf te worden opgehaald en teruggebracht. Het onderhoud van de handicart wordt door de handicart consul geregeld.
Procedure
Zodra een aanmelding bij de handicart consult binnenkomt wordt er gecontroleerd of de handicart beschikbaar is en/of de aanvrager lid is van de stichting. Zo ja dan wordt er een mail gezonden naar horeca@golfresidentie.nl met vermelding van reserveringsdatum, tijd, naam en bedrag. De horeca print de mail en bergt deze op in een ordner op reserveringsdatum. Zodra de persoon zich meldt bij de horeca voor de handicart, worden de gegevens gecontroleerd en vergeleken met de gegevens in de mail. Het bedrag moet contant worden voldaan, dit wordt aangetekend op de mail. Het geld gaat in een gesloten bus en de persoon ontvangt de sleutel van de handicart.
Als een persoon, om wat voor reden dan ook geen gebruik maakt van de handicart, of met nog een persoon gebruik maakt van de handicart dan zullen beide partijen (de handicart consult en de horeca) dat aan elkaar moeten doorgeven. Indien geen gebruik gemaakt wordt van de handicart, of er gaat alsnog een persoon (valide of invalide) mee, dan wordt dat aangetekend op de betreffende mail.
Per maand wordt het geld door de handicart consult opgehaald bij de horeca. Het totaal van de bedragen in de mails moet gelijk zijn aan het totaalbedrag in de bus.
De handicart consult rekent het bedrag af met de stichting Handicart.
